Engagement de confidentialité

 Préambule

Le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif aux données à caractère personnel est entré en application le 25 mai 2018, ci-après “RGPD”.

Son objectif est de renforcer la protection des personnes sur le territoire de l’Union européenne. Il définit et précise un certain nombre de droits reconnus aux personnes physiques dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Il prévoit également un certain nombre d’obligations à la charge des entreprises.

LEGALTECH s’engage à ce que la collecte et le traitement d’informations à caractère personnel soient conforme au RGPD.

La présente politique de confidentialité est conçue pour vous fournir toutes les informations sur la façon dont LEGALTECH collecte et traite vos données personnelles.

Lorsque celles-ci vous sont applicables, la Politique de Confidentialité fait partie des conditions générales d’utilisation (CGU) du site www.actav.fr dans sa version web et mobile (Actav) et chaque terme utilisé dans lesdites CGU a la même signification dans la présente Politique de Confidentialité.

Vous acceptez de prendre connaissance de cette politique de confidentialité en accédant et en utilisant Actav et sa solution numérique mise à votre disposition. Cette politique peut être modifiée ou mise à jour sans préavis.

Toutes les modifications seront affichées sur Actav, et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

·       Données personnelles: Désigne toute information qui identifie directement ou indirectement une personne physique, soit les données d’identification (nom, prénom, date et lieu de naissance, n° d’immatriculation…) ou bien les données de connexion (exemple : adresse IP, informations de connexion)

·       Traitement des données à caractère personnel: désigne notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, verrouillage, effacement ou destruction de telles Données ou toute autre(s) opération(s) portant sur ces données et ce quel que soit le procédé́ utilisé

·       Responsable du traitement : La société LEGALTECH, société par action simplifiée au capital de 300€, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sur le numéro 951 397 595 ayant son siège social au 64 boulevard Edgar Quinet Paris 75014 qui exploite Actav.

1.1  Données collectées

Nous recueillons et traitons les Données personnelles que vous nous fournissez :

–        dans le cadre de l’exécution du contrat de prestation de service qui nous lie conformément à nos CGU ;

–        lorsque vous formulez des demandes à nos équipes ;

–        Relativement à vos préférences et au trafic sur Actav ;

Plus précisément, vos Données personnelles sont collectées :

–        lors de la création de compte sur Actav ;

–        lors de l’utilisation de notre solution numérique sur Actav.

Nous tenons à souligner que nous ne collectons jamais de données sensibles au sens de la réglementation, telles que l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses et philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé etc. Notre objectif est de garantir que vos informations personnelles restent confidentielles et sécurisées.

1.2  Opérations sur vos données

Nous traitons vos Données personnelles pour permettre :

§  l’accès aux Services : Les Données sont collectées pour permettre la création des comptes sur Actav et la fourniture de notre solution numérique et de ses différentes fonctionnalités.

§la création de la relation contractuelle entre les Utilisateurs et les Prestataires Tiers: Les Données sont collectées pour permettre à l’avocat d’identifier le client ou son représentant légal en cas de personne morale, de vérifier son identité et de conclure une convention d’honoraires dans le respect des règles déontologique.

§la personnalisation de l’expérience utilisateur : Les données personnelles sont utilisées pour fournir aux Utilisateurs des Services basés sur leurs besoins spécifiques.

§la gestion et le suivi de nos opérations commerciales : Les données personnelles sont nécessaires pour assurer la gestion des frais de souscription, des paiements, réclamations et service support aux Utilisateurs aux fins d’amélioration de notre service commercial.

§  facturation et paiements : Les données personnelles peuvent être nécessaires pour effectuer des transactions financières sécurisées, telles que la facturation des frais de souscription et des services juridiques rendus par les avocats et le traitement des paiements.

§amélioration des services : Les données personnelles collectées peuvent être utilisées à des fins d’analyse et de recherche afin d’améliorer les services proposés par Actav, de comprendre les besoins des utilisateurs et d’optimiser l’expérience globale, notamment lors du suivi de la satisfaction client.

§la gestion et le suivi de nos opérations marketing : Les données personnelles collectées peuvent être utilisées pour la gestion de la prospection et des demandes d’informations, l’envoi d’offres commerciales et marketing, de newsletters, et la gestion des partenariats technologiques et commerciaux ;

§  la gestion des demandes d’exercice des différents droits des Utilisateurs : les droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, et de limitation

§  le respect des obligations légales : La collecte de certaines données personnelles permet de se conformer aux obligations légales, telles que la lutte contre le blanchiment d’argent, la prévention de la fraude ou la vérification de l’identité des utilisateurs.

Notre collecte de données se limite à ce qui est nécessaire à la relation contractuelle que nous avons avec vous tels que les historiques, les modules souscrits bien que les éléments de facturation et de paiement, les demandes et les incidents signalés à notre service support.

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, l’utilisation abusive, altération ou destruction.

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Néanmoins vos données personnelles sont conservées pour une durée plus importante lorsque les obligations légales et réglementaires nous l’imposent.

1.3  Qu’est-ce qu’un cookie

Un cookie est un petit fichier texte contenant des informations qui est stocké sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez Actav. Les cookies sont utilisés pour améliorer votre expérience de navigation et vous permettre de rester connecté, de sauvegarder vos préférences, de suivre votre activité sur le site, de personnaliser le contenu affiché et d’analyser les performances d’Actav etc.

Il est important de noter que les cookies ne peuvent pas accéder à vos fichiers personnels, lire votre adresse email ou extraire des informations sensibles de votre ordinateur ou de votre appareil mobile. Ils sont principalement utilisés pour faciliter et améliorer votre expérience de navigation, en enregistrant certaines préférences et en permettant aussi de que de vous reconnaître lors de vos visites ultérieures.

2.1  Nous ne collectons et ne traitons les données mentionnées ci-dessus que pour nos propres besoins et ne les vendons en aucun cas à des tiers. Nous respectons les réglementations en vigueur et subordonnons l’accès à vos données à des autorisations d’accès individuelles, limitées et encadrées.

2.2 Nous hébergeons vos Données à Caractère Personnel dans l’Union européenne. Toutefois, si nous devions transférer vos données à des sous-traitants ou partenaires commerciaux hors de l’Union, nous nous assurons au préalable que les garanties appropriées sont apportées pour encadrer tout transfert de Données à Caractère Personnel. Dans ce cas, nous veillons à ce que le traitement soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au RGPD, en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements :

3.1 Droit d’accès

En application de l’article 15 du RGPD, vous pouvez obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

• Les finalités du traitement ;
• Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les Données personnelles ont été ou seront communiquées;
• La durée de conservation des Données personnelles ;
• Le droit de demander la rectification ou l’effacement des Données personnelles ou une limitation au traitement de ces Données personnelles;

3.2 Droit à la rectification

Conformément à l’article 16 du RGPD, vous pouvez obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données à caractère personnel qui sont inexactes.

3.3 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Conformément à l’article 17 du RGPD, vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient supprimées si l’un des cas suivants vient à s’appliquer :

• si les Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• si vous avez retiré votre consentement lorsque ce dernier est la base légale du traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• si vous vous êtes opposé à la collecte ou au traitement de vos Données personnelles et que nous n’avons pas fait échec à cette demande
• si les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• si les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’Etat membre auquel le responsable du traitement est soumis ;
• si vous étiez mineur au moment de la collecte de vos données à caractère personnel.

3.4 Droit à la limitation du traitement

Conformément à l’article 18 du RGPD, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

·       Lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel et cela pendant la durée nous permettant d’en vérifier l’exactitude ;

• Lorsque le traitement de vos données est illicite et que vous souhaitez la limitation de leur utilisation en lieu et place de leur effacement;
• Lorsque vos données à caractère personnel vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droit en justice;
• Lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données à caractère personnel, pendant la période au cours de laquelle nous vérifions que nous n’avions pas d’autres motifs légitimes prépondérants pour poursuivre leur traitement.

3.5 Droit de portabilité

Conformément à l’article 20 du RGPD, pour les traitements effectués ayant pour base légale votre consentement ou leur nécessité pour l’exécution d’un contrat, vous disposez du droit à la portabilité de vos Données personnelles, soit le droit de recevoir les Données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement.

3°6 Droit d’opposition

Conformément à l’article 21 du RGPD, vous disposez d’un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des raisons légitimes, c’est à dire si le traitement n’est pas raisonnablement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime ou au respect de la loi.

3.7 Droit de définir les directives générales relatives au sort de vos Données personnelles après votre décès

En cas de décès qui serait porté à notre connaissance, vos données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.

3.8 Droit au retrait du consentement

Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment pour tous les traitements ayant pour fondement légal votre consentement sans avoir à vous en justifier auprès de nous.

4.1 Vous pouvez :

– Gérer la réception de communications promotionnelles (non liées à une transaction) en cliquant simplement sur le lien “me désabonner” figurant au bas des courriels envoyés par Actav,

– Gérer la réception de SMS en renvoyant un message texte “STOP” ou via le lien de désinscription prévu à cet effet le cas échéant

4.2 Vous pouvez aussi exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse postale suivante : SAS LEGALTECH, 64, boulevard Edgar Quinet 75014 PARIS, ou en écrivant directement à notre délégué à la protection des données à l’adresse dpo@actav.fr  

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, la société doit s’assurer de votre identité avant de répondre à une telle demande. Par conséquent, toute demande devra être motivée et accompagnée de la copie d’une pièce d’identité en cours de validité.

Vous avez la possibilité d’adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), à l’adresse suivante : CNIL – Service des plaintes, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 – téléphone : 01 53 73 22 22.

5.1 Dans le cadre de notre relation commerciale nous pouvons vous envoyer des emails tels que les notifications techniques ou de sécurité, les informations administratives concernant votre utilisation de l’interface numérique, votre participation à nos événements, ou encore des mises à jour de notre offre de service.

5.2 Vous pouvez également recevoir des emails contenant des offres marketing auquel vous pouvez vous désabonner conformément aux CGU. Si vous choisissez de vous désinscrire de ces communications, vous continuerez néanmoins à recevoir des courriels mentionnés à l’article 5.1 ci-dessus.

En tant que responsable de traitement, nous prenons toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

A cette fin, nous mettons tout en oeuvre pour garantir la sécurité du système informatique. Par ailleurs, nous nous assurons du respect par nos sous-traitants des règles en matière de protection des données personnelles.

Cette politique de protection des données personnelles pourra être modifiée ou ajustée à tout moment. En cas de modifications substantielles, LEGALTECH vous informera de la nouvelle politique mis à jour.