Carnet d'entretien copropriété : contenu obligatoire du décret de 2001, accès en ligne, copie payante, format PDF et mise à jour. Guide par avocat.
Carnet d'entretien copropriété : c'est le document que le syndic doit établir, tenir à jour et tenir à la disposition des copropriétaires, en application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Son contenu est fixé par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 : adresse de l'immeuble, identité du syndic en exercice, références et dates d'échéance des contrats d'assurance souscrits par le syndicat, puis, s'il y a lieu, année des travaux importants et entreprises qui les ont réalisés, contrats d'entretien des équipements communs, travaux issus du diagnostic technique global et échéancier du programme pluriannuel de travaux. Aucun format n'est imposé par le décret : lorsque le syndic est un syndic professionnel, le carnet figure parmi les documents que l'espace sécurisé en ligne doit rendre accessibles, et la fiche officielle de l'administration précise qu'il doit y être téléchargeable et imprimable, en pratique un PDF. Dernier point d'argent, souvent mal compris : établir et mettre à jour le carnet est compris dans le forfait de gestion courante du syndic, alors que la copie demandée en dehors de cet espace est payante, à un prix librement fixé dans le contrat de syndic.
Sur Actav (actav.fr), retrouvez des modèles rédigés par avocat dans la bibliothèque de modèles.Le carnet d'entretien est le document le plus simple de la copropriété, et l'un des plus mal tenus. Il n'a rien d'un rapport technique : c'est une fiche de suivi qui répond à trois questions élémentaires. Qu'a-t-on fait sur cet immeuble, quand, et avec quelles entreprises ? Un acquéreur qui le lit avant de signer sait si la toiture a été refaite en 2008 ou jamais. Un copropriétaire qui le consulte avant l'assemblée générale sait si le ravalement voté cette année revient pour la deuxième fois en dix ans. Encore faut-il savoir ce que la loi oblige réellement à y inscrire, car la confusion avec la fiche synthétique, le diagnostic technique global et le plan pluriannuel de travaux est permanente.
Ce guide suit l'ordre des questions concrètes : le texte qui crée l'obligation, la liste exacte des mentions imposées par le décret de 2001, la différence avec les quatre autres documents de la copropriété qu'on lui confond, les règles d'accès et de copie, la question du format et du PDF, la trame utilisable par un syndic bénévole, la place du carnet dans le dossier de vente, le rythme des mises à jour et enfin les recours lorsque le syndic ne le fournit pas. Chaque règle citée renvoie au texte en vigueur sur Légifrance ou à la fiche officielle de l'administration.
L'obligation tient en une ligne, et elle pèse sur une seule personne. Parmi les missions que l'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 confie au syndic figure celle « d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ». Trois verbes, donc trois obligations distinctes : établir, tenir à jour, et tenir à disposition. Un carnet ouvert en 2003 et jamais complété depuis ne satisfait que la première.
Le décret annoncé par ce texte existe depuis vingt-cinq ans. Il s'agit du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, qui ne fait que six articles. Son article 1er pose l'architecture du document : « Le carnet d'entretien prévu à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée contient au moins les informations mentionnées à l'article 3 et, s'il y a lieu, celles mentionnées à l'article 4. » Autrement dit, un socle toujours obligatoire, et une seconde série de mentions qui ne s'imposent que si la situation qu'elles décrivent existe.
L'article 2 du même décret désigne l'auteur du document et règle le cas des ensembles complexes : « Le carnet d'entretien est établi et mis à jour par le syndic qui actualise les informations qu'il contient. Lorsque le syndicat gère plusieurs bâtiments, le syndic ouvre dans le carnet d'entretien un chapitre par bâtiment. Lorsqu'il existe un ou plusieurs syndicats secondaires, il est tenu un carnet d'entretien par chacun d'eux. Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats. »
| Question | Réponse | Texte |
|---|---|---|
| Qui établit le carnet ? | Le syndic, sans accord préalable de l'assemblée générale | Art. 18 de la loi du 10 juillet 1965 et art. 2 du décret de 2001 |
| Qui fixe le contenu minimal ? | Le décret, pas l'assemblée générale | Art. 1er et 3 du décret n° 2001-477 |
| Qui peut ajouter des informations ? | L'assemblée générale des copropriétaires, par un vote | Art. 5 du décret n° 2001-477 |
| Qui peut le consulter ? | Les copropriétaires, à qui il doit être tenu à disposition | Art. 18 de la loi du 10 juillet 1965 |
| Combien de carnets pour trois bâtiments ? | Un seul carnet, mais un chapitre par bâtiment | Art. 2 du décret n° 2001-477 |
| Et s'il existe un syndicat secondaire ? | Un carnet d'entretien par syndicat, plus un chapitre, dans le carnet du syndicat principal, pour les parties communes à tous | Art. 2 du décret n° 2001-477 |
L'article 18 s'adresse au syndic sans distinguer selon la taille de l'immeuble, le nombre de lots ou le montant du budget. La loi connaît pourtant une catégorie de petites copropriétés : l'article 41-8 de la loi du 10 juillet 1965 la définit comme le syndicat qui « comporte au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou lorsque le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 € ». Cette définition ouvre des allègements de fonctionnement, mais la mission de tenue du carnet reste attachée à la fonction de syndic elle-même.
La qualité du syndic ne change rien non plus. L'article 17-2 de la loi rappelle que « seul un copropriétaire d'un ou plusieurs lots dans la copropriété qu'il est amené à gérer peut être syndic non professionnel ». Ce syndic non professionnel, que tout le monde appelle syndic bénévole, exerce les mêmes missions que le syndic professionnel : le carnet d'entretien en fait partie. Une seule obligation de l'article 18 vise expressément le seul syndic professionnel, celle de l'espace en ligne, et nous y revenons plus bas.
Le carnet d'entretien n'est pas la fiche synthétique. L'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic un second document, la fiche synthétique de la copropriété, mise à jour « chaque année » et assortie d'une sanction propre : « des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic » lorsqu'elle n'est pas mise à disposition dans le mois de la demande. Le même article écarte la fiche synthétique pour les « syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d'habitation ». Ni l'article 18 ni le décret de 2001 ne reprennent ce mécanisme de pénalité ni cette réserve pour le carnet d'entretien.
C'est la question la plus posée, et la réponse tient dans deux articles du décret de 2001. L'article 3 fixe le socle, celui qu'aucun carnet ne peut omettre, même dans un immeuble neuf où rien n'a encore été fait.
| Mention obligatoire (art. 3 du décret de 2001) | Ce que cela signifie en pratique |
|---|---|
| « l'adresse de l'immeuble pour lequel il est établi » | L'adresse du bâtiment, et non celle du cabinet du syndic |
| « l'identité du syndic en exercice » | À réactualiser à chaque changement de syndic, y compris en cours de mandat |
| « les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date d'échéance de ces contrats » | Le numéro de police et la date d'échéance, pas seulement le nom de l'assureur |
Vient ensuite l'article 4, dans sa version en vigueur depuis le 1er janvier 2017. Ces mentions ne s'ajoutent que « s'il y a lieu », c'est-à-dire lorsque l'immeuble a connu la situation décrite. Elles constituent le véritable intérêt du document, puisque ce sont elles qui racontent l'histoire technique du bâtiment.
| Mention à porter s'il y a lieu (art. 4 du décret de 2001) | Exemples de travaux ou de documents visés |
|---|---|
| « l'année de réalisation des travaux importants, tels que le ravalement des façades, la réfection des toitures, le remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations, ainsi que l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux » | Ravalement 2019, réfection de la toiture 2011, remplacement de la chaudière collective 2023, avec le nom de chaque entreprise |
| « la référence des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires, dont la garantie est en cours » | Une assurance dommages ouvrage souscrite pour un ravalement de 2021 court encore ; celle d'un chantier de 2005 n'a plus à figurer |
| « s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats » | Ascenseur, chaufferie, portail automatique, ventilation mécanique, extincteurs |
| « si le diagnostic technique global existe, la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l'échéancier recommandé » | La reprise de la liste et de l'échéancier du diagnostic technique global lorsqu'il a été réalisé |
| « s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires » | L'échéancier voté, et lui seul : un projet de plan non adopté n'a pas à y figurer |
Le décret laisse une porte ouverte, et c'est son article 5 : « Le carnet d'entretien peut en outre, sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires, contenir des informations complémentaires portant sur l'immeuble. » Le contenu supplémentaire ne relève donc pas du syndic seul : il suppose une résolution votée. Les copropriétaires y font en général ajouter l'année de construction, les études techniques réalisées, les plans des réseaux, ou encore le rapport du diagnostic de performance énergétique collectif. La décision se prend à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, celle « des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance », puisqu'aucun texte ne prévoit de majorité renforcée pour cette question.
Un décalage de vocabulaire à connaître. Le décret de 2001 parle de « programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale ». Depuis la loi du 22 août 2021 dite Climat et résilience, la loi de 1965 organise, à son article 14-2, un « plan pluriannuel de travaux » élaboré « à l'expiration d'un délai de quinze ans à compter de la date de réception des travaux de construction de l'immeuble » et actualisé « tous les dix ans ». Le décret sur le carnet n'a pas été réécrit après cette réforme. En pratique, c'est bien l'échéancier du plan adopté par l'assemblée qu'il faut reporter au carnet.
La fiche officielle « Carnet d'entretien de la copropriété » de service-public.gouv.fr, vérifiée le 4 août 2026, lui reconnaît deux fonctions. C'est d'abord un « outil d'information des copropriétaires et des acquéreurs », qui permet de connaître l'état technique de l'immeuble. C'est ensuite un « outil de gestion de la copropriété », parce qu'il retrace l'historique des travaux et des contrats d'entretien.
Ces deux fonctions expliquent son usage réel. Avant un vote de travaux, le carnet dit si l'ouvrage concerné a déjà été repris et quand. Avant un achat, il donne à l'acquéreur ce qu'aucun diagnostic ne lui donnera : la date des derniers gros travaux et le nom des entreprises. Après un sinistre, il permet de retrouver en quelques secondes la police d'assurance dommages ouvrage encore en cours. C'est un document court, et c'est précisément ce qui en fait la valeur.
Reste la confusion, entretenue par le fait que cinq documents coexistent et se recoupent partiellement. Le tableau ci-dessous les sépare.
| Document | Ce qu'il contient | Qui l'établit | Rythme | Texte |
|---|---|---|---|---|
| Carnet d'entretien de l'immeuble | Adresse, syndic, assurances, historique des gros travaux, contrats d'entretien, échéanciers | Le syndic | Tenu à jour en continu, sans périodicité fixée | Art. 18 de la loi de 1965 et décret n° 2001-477 |
| Fiche synthétique de la copropriété | Données financières et techniques essentielles, contenu défini par décret | Le syndic | Mise à jour chaque année | Art. 8-2 de la loi de 1965 |
| Diagnostic technique global | Analyse de l'état apparent, liste des travaux nécessaires et échéancier recommandé | Un tiers disposant de compétences précisées par décret | L'assemblée se prononce sur la question de le faire réaliser | Art. L. 731-1 du code de la construction et de l'habitation |
| Plan pluriannuel de travaux | Liste des travaux nécessaires, estimation du coût, hiérarchisation, échéancier sur dix ans, à partir d'une analyse du bâti et du diagnostic de performance énergétique | Une personne disposant des compétences et des garanties précisées par décret, le projet étant ensuite soumis au vote de l'assemblée générale | Après quinze ans, actualisé tous les dix ans | Art. 14-2 de la loi de 1965 |
| Diagnostic de performance énergétique collectif | Performance énergétique du bâtiment d'habitation collective | Un diagnostiqueur | Renouvelé ou mis à jour tous les dix ans | Art. L. 126-31 du code de la construction et de l'habitation |
C'est la ligne de partage à retenir. Le carnet d'entretien n'évalue rien : il enregistre ce qui a été fait et ce qui a été voté. L'évaluation technique relève du diagnostic technique global, dont l'article L. 731-1 du code de la construction et de l'habitation précise qu'il est réalisé « par un tiers, disposant de compétences précisées par décret », et que l'assemblée générale se prononce « sur la question de faire réaliser » ce diagnostic, à la majorité de l'article 24. Ce point est souvent présenté à l'envers : le diagnostic technique global n'est pas obligatoire dans tout immeuble, c'est la mise à l'ordre du jour de la question qui l'est. Lorsqu'il existe, en revanche, ses conclusions doivent être reportées dans le carnet, comme le prévoit l'article 4 du décret de 2001.
Le principe est posé par l'article 18 lui-même : le carnet est tenu « à disposition des copropriétaires ». Aucune condition d'ancienneté, aucune autorisation de l'assemblée générale, aucune motivation à fournir. La difficulté n'est donc pas le droit d'accès, elle est la voie d'accès.
La première voie est l'espace en ligne. Le même article 18 charge le syndic « de proposer, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi ». Deux enseignements en découlent. L'obligation vise le syndic professionnel, et l'assemblée générale peut y renoncer par un vote à la majorité de tous les copropriétaires.
Le contenu de cet espace n'est pas laissé au choix du prestataire. L'article 1er du décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, dans sa version en vigueur depuis le 10 octobre 2020, fixe la liste minimale des documents accessibles à tous les copropriétaires. Le carnet d'entretien de l'immeuble y figure au 3°, aux côtés du règlement de copropriété, de la dernière fiche synthétique, des diagnostics techniques des parties communes, des contrats d'assurance, des contrats et marchés en cours, des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, des procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles et du contrat de syndic en cours. La fiche service-public.gouv.fr ajoute la précision d'usage : « Le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne pour permettre à tous les copropriétaires de consulter le carnet d'entretien. Ce document doit être téléchargeable et imprimable. »
C'est le point qui surprend le plus. L'espace en ligne est prévu pour la consultation, mais la copie demandée au syndic, elle, se paie. La fiche officielle est explicite : « Les copropriétaires peuvent également obtenir une copie du carnet d'entretien auprès du syndic. Cette demande est payante. Le prix est librement fixé par le syndic dans son contrat. » Avant de commander une copie, il faut donc ouvrir le contrat de syndic voté en assemblée et y lire la ligne correspondante.
Cette facturation ne doit pas être confondue avec le coût de tenue du document, qui, lui, est déjà payé. L'annexe 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, qui contient le contrat type de syndic, range sous la « liste non limitative des prestations incluses dans le forfait », dans la rubrique consacrée à l'administration et à la gestion de la copropriété, l'« établissement et mise à jour du carnet d'entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ». La fiche service-public.gouv.fr le confirme dans les mêmes termes : « Ces prestations sont incluses dans la rémunération forfaitaire du syndic et ne peuvent pas donner lieu à rémunération complémentaire. » Une facture d'honoraires intitulée « tenue du carnet d'entretien », en plus du forfait annuel, n'a donc pas lieu d'être.
Le réflexe qui évite la facture. Téléchargez le carnet depuis l'espace en ligne et imprimez-le vous-même : la fiche officielle de l'administration indique que le document doit y être « téléchargeable et imprimable ». La copie payante n'a d'intérêt que si l'espace en ligne n'existe pas, par exemple parce que le syndic n'est pas un syndic professionnel ou parce que l'assemblée générale a écarté cet accès à la majorité de l'article 25.
Le décret de 2001 fixe un contenu, jamais une présentation. Ses six articles n'imposent ni support papier, ni logiciel, ni maquette, ni formulaire administratif : il n'existe pas de Cerfa du carnet d'entretien. Un tableur imprimé, un document de traitement de texte exporté en PDF ou une page générée par le logiciel du syndic sont donc tous réguliers, dès lors que les mentions des articles 3 et 4 y figurent.
Le PDF s'est imposé pour une raison pratique adossée au texte. Le carnet doit figurer sur l'espace en ligne du syndic professionnel, au titre du 3° de l'article 1er du décret du 23 mai 2019, et la fiche officielle de l'administration précise qu'il doit y être téléchargeable et imprimable : le format portable est celui qui satisfait le plus simplement ces deux attentes. C'est aussi celui qui se joint à une promesse de vente sans reformatage.
Un carnet régulier se contrôle en trois minutes. Reprenez l'article 3 : l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice et les références des contrats d'assurance du syndicat avec leur date d'échéance doivent y être, sans exception. Reprenez ensuite l'article 4, en vous demandant pour chaque ligne si la situation existe dans votre immeuble. Un immeuble équipé d'un ascenseur sans mention de contrat d'entretien, une chaudière remplacée l'an dernier sans année ni nom d'entreprise, un plan pluriannuel voté en assemblée sans échéancier reporté : ce sont trois carnets incomplets. Dernier contrôle, le plus utile : la date de la dernière mise à jour et le nom du syndic mentionné. Si le carnet désigne encore le syndic précédent, il n'a pas été actualisé.
Le syndic non professionnel, désigné dans le langage courant sous le nom de syndic bénévole, est soumis à la même obligation que le professionnel. L'article 18 ne distingue pas, et l'article 17-2 rappelle seulement la condition d'accès à la fonction : être copropriétaire de la copropriété gérée. Le décret de 2001 ne prévoit pas davantage de régime allégé.
Une seule différence, mais elle est réelle : l'obligation de proposer un accès en ligne sécurisé vise, selon la lettre de l'article 18, le cas où « le syndic est un syndic professionnel ». Un syndic bénévole n'a donc pas à monter un extranet. Il doit en revanche tenir le carnet à disposition des copropriétaires, ce qu'un fichier PDF transmis par courriel à chaque copropriétaire et déposé dans un espace de partage satisfait sans difficulté.
Faute de formulaire officiel, la trame la plus sûre consiste à reprendre les articles 3, 4 et 5 du décret dans l'ordre et à laisser vides les rubriques sans objet, en indiquant « néant » plutôt qu'en supprimant la ligne. Un lecteur voit ainsi immédiatement que la question a été traitée.
| Rubrique de la trame | Ce qu'on y inscrit | Base |
|---|---|---|
| 1. Identification | Adresse complète de l'immeuble, un chapitre par bâtiment si le syndicat en gère plusieurs | Art. 2 et 3 du décret de 2001 |
| 2. Syndic en exercice | Nom du syndic bénévole, date de sa désignation en assemblée générale, coordonnées | Art. 3 du décret de 2001 |
| 3. Assurances du syndicat | Assureur, numéro de police, garanties, date d'échéance de chaque contrat | Art. 3 du décret de 2001 et art. 9-1 de la loi de 1965 |
| 4. Travaux importants | Année, nature du chantier et nom de l'entreprise, ligne par ligne, du plus ancien au plus récent | Art. 4 du décret de 2001 |
| 5. Assurances dommages ouvrage en cours | Référence du contrat, chantier concerné, date de fin de garantie | Art. 4 du décret de 2001 |
| 6. Contrats d'entretien et de maintenance | Ascenseur, chaufferie, ventilation, portail, avec la date d'échéance de chaque contrat | Art. 4 du décret de 2001 |
| 7. Diagnostic technique global | Liste des travaux jugés nécessaires, éléments du bâtiment concernés, échéancier recommandé | Art. 4 du décret de 2001 et art. L. 731-1 du code de la construction et de l'habitation |
| 8. Échéancier des travaux votés | Échéancier du plan pluriannuel adopté par l'assemblée générale, avec la date de la résolution | Art. 4 du décret de 2001 et art. 14-2 de la loi de 1965 |
| 9. Informations complémentaires | Année de construction, études techniques, plans des réseaux, seulement si l'assemblée les a votées | Art. 5 du décret de 2001 |
Sur Actav (actav.fr), la bibliothèque réunit des modèles Word rédigés et validés par des avocats, aujourd'hui répartis en trois catégories : conditions générales de vente, création d'entreprise et baux. Aucun modèle dédié à la copropriété n'y figure à ce jour. En revanche, le calculateur de délai de convocation d'assemblée générale est 100 % gratuit et sans inscription : il applique les 21 jours prévus par l'article 9 du décret du 17 mars 1967 et donne la date limite d'envoi des convocations.
Oui, et le texte est précis. L'article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation, dans sa version en vigueur depuis le 1er janvier 2024, énumère les documents et informations remis à l'acquéreur au plus tard à la date de signature de la promesse de vente d'un lot. Le 3° du II vise « le carnet d'entretien de l'immeuble ». Il figure aux côtés des documents relatifs à l'organisation de l'immeuble, mentionnés au 1°, et des informations financières du 2°. Le même II prévoit deux dispenses, et toutes deux couvrent le 3°. Les documents des 3° à 7° « ne sont pas exigés lorsque l'acquéreur est déjà propriétaire d'au moins un lot dans la même copropriété ». Ils ne le sont pas davantage « en cas de vente ou de cession de droit réel immobilier relatif à un lot ou une fraction de lot annexe », c'est-à-dire un emplacement de stationnement, une cave, un grenier, un débarras, un placard, une remise, un garage ou un cellier. En dehors de ces deux hypothèses, la remise du carnet est due. La fiche service-public.gouv.fr le résume ainsi : « Une copie du carnet d'entretien doit également être annexée à la promesse de vente du lot. »
Une nuance mérite d'être connue, car elle est presque toujours présentée de travers. L'absence du carnet ne décale pas le délai de rétractation de l'acquéreur. La sanction du retard est organisée par l'article L. 721-3 du même code, dont le premier alinéa vise « les documents et les informations mentionnés aux 1° et 2° du II de l'article L. 721-2 » : à défaut de remise à la date de la signature de la promesse, « le délai de rétractation prévu à l'article L. 271-1 ne court qu'à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations à l'acquéreur ». Le second alinéa, consacré au projet d'acte authentique, vise pour sa part « le 1° et le c du 2° du II de l'article L. 721-2 » et retarde de la même façon le délai de réflexion. Le carnet d'entretien, qui relève du 3°, n'est visé ni par l'un ni par l'autre.
| Situation | Effet sur les délais de l'acquéreur | Texte |
|---|---|---|
| Documents du 1° ou du 2° du II manquants à la signature de la promesse | Le délai de rétractation de l'article L. 271-1 ne court qu'à compter du lendemain de leur communication | Art. L. 721-3, al. 1er, du code de la construction et de l'habitation |
| Documents du 1° ou du c du 2° du II absents du projet d'acte authentique | Le délai de réflexion ne court qu'à compter du lendemain de leur communication | Art. L. 721-3, al. 2, du même code |
| Carnet d'entretien manquant | Aucun report de délai prévu par l'article L. 721-3, qui ne vise pas le 3° du II | Art. L. 721-2, II, 3°, et art. L. 721-3 |
Cela ne signifie pas que l'acquéreur doive s'en passer. L'obligation de remise reste entière : elle figure dans la liste de l'article L. 721-2. Un acquéreur avisé demande le carnet avant de signer, précisément parce que son absence ne lui offrira pas ensuite de délai supplémentaire pour se raviser. C'est le document qui révèle qu'un ravalement n'a pas été fait depuis trente ans, ou qu'un plan pluriannuel voté prévoit un chantier lourd dans les deux ans qui viennent.
Ni la loi ni le décret ne fixent de périodicité. L'article 2 du décret de 2001 emploie une formule continue : le carnet « est établi et mis à jour par le syndic qui actualise les informations qu'il contient ». La mise à jour est donc commandée par les événements, pas par le calendrier. Voici ceux qui l'imposent.
Beaucoup de contenus attribuent au carnet d'entretien une mise à jour annuelle. Cette périodicité existe, mais elle concerne la fiche synthétique, que l'article 8-2 impose de mettre à jour « chaque année ». Le tableau suivant remet chaque échéance en face du bon document.
| Échéance | Document ou acte concerné | Texte |
|---|---|---|
| Aucune périodicité fixée, mise à jour au fil des événements | Carnet d'entretien de l'immeuble | Art. 2 du décret n° 2001-477 |
| Chaque année | Fiche synthétique de la copropriété | Art. 8-2 de la loi de 1965 |
| 1 mois à compter de la demande, avant pénalités par jour de retard | Mise à disposition de la fiche synthétique à un copropriétaire | Art. 8-2 de la loi de 1965 |
| 15 ans après la réception des travaux de construction, puis actualisation tous les 10 ans | Plan pluriannuel de travaux | Art. 14-2 de la loi de 1965 |
| Tous les 10 ans, sauf classe A, B ou C établie après le 1er juillet 2021 | Diagnostic de performance énergétique collectif | Art. L. 126-31 du code de la construction et de l'habitation |
| 21 jours au moins avant la réunion | Notification de la convocation à l'assemblée générale | Art. 9 du décret n° 67-223 |
| 2 mois à compter de la notification du procès-verbal | Action en contestation d'une décision d'assemblée générale | Art. 42 de la loi de 1965 |
Le dernier délai du tableau mérite une lecture attentive. L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 réserve l'action aux « copropriétaires opposants ou défaillants » et enferme leur recours dans « un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d'assemblée, sans ses annexes ». Un copropriétaire qui a voté pour une résolution ne peut donc pas la contester ensuite.
Commençons par ce que la loi ne prévoit pas, car c'est souvent l'inverse qu'on lit. L'article 18 n'assortit l'obligation de tenue du carnet d'aucune pénalité par jour de retard, d'aucune amende, d'aucune sanction financière automatique. Le mécanisme de pénalités existe, mais il est propre à la fiche synthétique de l'article 8-2. Le copropriétaire qui se heurte à un refus n'est pas démuni pour autant : il dispose d'une progression en cinq étapes, du plus simple au plus contraignant.
Reste la voie judiciaire, qui appartient au copropriétaire comme au syndicat. Le juge peut être saisi pour ordonner la communication du document, au besoin sous astreinte, et pour statuer sur la responsabilité du syndic si le manquement a causé un préjudice : une vente retardée faute de carnet, des travaux votés en double parce que l'historique était introuvable. Cette responsabilité se joue sur le terrain contractuel du mandat qui lie le syndic au syndicat.
Le changement de syndic est le moment où les carnets disparaissent. La mission de conservation des archives figure dans la même énumération de l'article 18 que celle du carnet d'entretien, et le carnet fait partie des documents que le syndicat doit retrouver entre les mains de son nouveau mandataire. Le réflexe pratique consiste à inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée qui désigne le nouveau syndic la remise des archives, et à faire constater par le conseil syndical, à la reprise, la présence du carnet et sa date de dernière mise à jour.
Ne confondez pas refus de communiquer et carnet incomplet. Un carnet qui ne comporte que l'adresse, le nom du syndic et l'assurance du syndicat n'est pas nécessairement irrégulier : les mentions de l'article 4 du décret ne s'imposent que « s'il y a lieu ». Avant de reprocher une omission, vérifiez que la situation décrite existe réellement dans l'immeuble, travaux importants réalisés, équipement commun sous contrat, diagnostic technique global rendu ou plan pluriannuel voté.
Deux textes, et deux seulement. L'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 charge le syndic « d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ». Ce décret est le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 : son article 3 impose l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice et les références des contrats d'assurance du syndicat avec leur date d'échéance ; son article 4 ajoute, s'il y a lieu, l'année des travaux importants et l'identité des entreprises, les assurances dommages ouvrage en cours, les contrats d'entretien des équipements communs, les conclusions du diagnostic technique global et l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale. L'article 5 permet à l'assemblée d'ajouter des informations complémentaires. Le syndic établit un chapitre par bâtiment et un carnet par syndicat secondaire, selon l'article 2 du décret.
Le carnet lui-même n'a pas de périodicité légale. L'article 2 du décret de 2001 impose une actualisation continue, événement par événement : fin de travaux, nouveau contrat, changement de syndic, remise d'un diagnostic technique global, adoption d'un plan pluriannuel. Les délais chiffrés sont ceux des documents voisins, qu'il ne faut pas lui appliquer : la fiche synthétique est mise à jour chaque année et doit être remise dans le mois de la demande, sous peine de pénalités par jour de retard imputées sur la rémunération du syndic (article 8-2 de la loi de 1965) ; le plan pluriannuel de travaux est élaboré quinze ans après la réception de l'immeuble puis actualisé tous les dix ans (article 14-2) ; le diagnostic de performance énergétique collectif est renouvelé tous les dix ans (article L. 126-31 du code de la construction et de l'habitation). Enfin, la convocation de l'assemblée est notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion (article 9 du décret du 17 mars 1967) et une décision d'assemblée se conteste dans les deux mois de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi de 1965).
Des pièces que la copropriété possède déjà, dans six familles. Les contrats d'assurance souscrits par le syndicat, avec leur numéro de police et leur date d'échéance, exigés par l'article 3 du décret de 2001. Les factures et procès-verbaux de réception des gros travaux, qui donnent l'année et l'identité des entreprises. Les polices d'assurance dommages ouvrage dont la garantie est encore en cours. Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ascenseur, chaufferie, ventilation, portail, avec leur échéance. Le rapport du diagnostic technique global s'il a été réalisé, dont on extrait la liste des travaux nécessaires et l'échéancier recommandé. Enfin les procès-verbaux d'assemblée générale, qui datent les votes et fournissent l'échéancier du plan pluriannuel adopté. À défaut d'archives complètes, mieux vaut indiquer une année approximative et sa source que laisser une rubrique vide.
Rien de plus que le forfait du syndic pour sa tenue, un prix libre pour une copie. L'annexe 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, qui contient le contrat type de syndic, range l'« établissement et mise à jour du carnet d'entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 » parmi les prestations incluses dans le forfait de gestion courante. La fiche service-public.gouv.fr, vérifiée le 4 août 2026, le confirme : « Ces prestations sont incluses dans la rémunération forfaitaire du syndic et ne peuvent pas donner lieu à rémunération complémentaire. » En revanche, la copie demandée au syndic est payante : « Le prix est librement fixé par le syndic dans son contrat. » Le montant se lit donc dans le contrat de syndic voté en assemblée générale, et non dans un barème légal, puisqu'il n'en existe pas. La consultation et le téléchargement depuis l'espace en ligne sécurisé, eux, ne passent par aucune demande payante.
Cinq erreurs reviennent systématiquement. Confondre le carnet d'entretien et la fiche synthétique : seule la seconde est annuelle et assortie de pénalités par jour de retard (article 8-2 de la loi de 1965). Croire que le diagnostic technique global est obligatoire partout, alors que l'article L. 731-1 du code de la construction et de l'habitation impose seulement à l'assemblée de se prononcer « sur la question de faire réaliser » ce diagnostic, à la majorité de l'article 24. Payer une copie alors que le carnet est téléchargeable et imprimable sur l'espace en ligne du syndic professionnel. Accepter une facture d'honoraires distincte pour la tenue du carnet, qui relève du forfait. Enfin, signer une promesse de vente sans réclamer le carnet : son absence n'ouvre aucun report du délai de rétractation, puisque l'article L. 721-3 ne vise que les 1° et 2° du II de l'article L. 721-2, alors que le carnet figure au 3°.
Cinq étapes, dans cet ordre. Vérifier l'espace en ligne sécurisé, où le carnet doit figurer au 3° de l'article 1er du décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 lorsque le syndic est un syndic professionnel. Adresser une demande écrite et datée fondée sur l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, et en conserver la preuve. Saisir le conseil syndical, qui contrôle la gestion du syndic. Mettre le syndic en demeure par un moyen qui date sa réception. Porter enfin la question à l'assemblée générale, la révocation du syndic relevant de la lettre c de l'article 25, à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Le juge peut être saisi pour ordonner la communication du document, au besoin sous astreinte, et pour statuer sur la responsabilité du syndic si le manquement a causé un préjudice. Aucune pénalité automatique n'est prévue par l'article 18 : ce mécanisme n'existe que pour la fiche synthétique.
Pas pour la demande, souvent utile pour la suite. Obtenir le carnet ne suppose aucune formalité juridique : la consultation sur l'espace en ligne et la demande écrite au syndic se font seul, et l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 n'exige aucune motivation. L'avocat devient utile lorsque le refus persiste et qu'il faut saisir le tribunal judiciaire pour ordonner la communication sous astreinte ou engager la responsabilité du syndic, ainsi que lorsque le carnet révèle un litige de fond, travaux votés deux fois, chantier réalisé sans assurance dommages ouvrage, ou décision d'assemblée à contester dans le délai de deux mois de l'article 42. Le contentieux de la copropriété relève du tribunal judiciaire, où la représentation par avocat s'impose au-delà des seuils de droit commun. Pour la seule demande de document, une lettre suffit.
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