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Comment remplir une quittance de loyer : les 7 mentions à porter, la seule imposée par la loi, un exemple chiffré et les erreurs à éviter en 2026.
Comment remplir une quittance de loyer : le document doit porter « le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges », selon l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. C'est la seule mention que la loi impose. En pratique, une quittance utilisable ajoute l'identité et l'adresse du bailleur, celles du locataire, l'adresse du logement loué, la période couverte, la date du paiement, le total encaissé, la date d'établissement et la signature du bailleur. Faire une quittance de loyer ne coûte rien au locataire : la loi interdit de lui facturer le moindre frais de gestion, et le bailleur n'est tenu de la délivrer que si le locataire la demande. À quoi ressemble une quittance de loyer ? À un reçu d'une page, souvent trois lignes de montants, qui atteste que le loyer et les charges ont été payés en totalité. Si le locataire n'a versé qu'une partie, ce n'est plus une quittance : le bailleur doit délivrer un reçu.
Sur Actav (actav.fr), retrouvez des modèles rédigés par avocat dans la bibliothèque de modèles.Comment remplir une quittance de loyer sans se tromper est une question de bailleur, mais la réponse intéresse d'abord le locataire : c'est lui qui produira ce papier chaque fois qu'il devra prouver qu'il paie son loyer, en constituant un dossier de location ou un dossier bancaire. Beaucoup de bailleurs découvrent avec surprise que le Code ne prévoit pas de formulaire officiel, pas de numérotation obligatoire, pas de mention légale à recopier. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tient en quatre alinéas, et une seule phrase y décrit le contenu du document.
Cette brièveté est un piège. Une quittance légalement conforme peut être inutilisable en pratique si elle omet la période couverte ou l'adresse du logement. À l'inverse, un modèle trouvé en ligne peut faire signer au bailleur des mentions qui ne l'engagent pas comme il le croit. Ce guide reprend donc le texte, ligne par ligne, puis le complète par les mentions que la pratique exige, avec un exemple chiffré, un modèle à recopier et les erreurs qui reviennent le plus souvent.
Un seul texte gouverne la matière. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dans sa version en vigueur depuis le 27 mars 2014, dispose que « le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande » et que « la quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges ». Trois enseignements en découlent immédiatement.
L'article se termine par deux précisions qui règlent des cas fréquents : « avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance », et « si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu ». Nous y revenons plus bas, car ces deux phrases sont à l'origine de la plupart des litiges.
| Ce que la loi impose | Ce que la loi n'impose pas |
|---|---|
| Le détail des sommes versées, loyer et charges distingués | Un formulaire officiel ou une trame imposée |
| La gratuité totale pour le locataire | Une numérotation des quittances |
| La délivrance sur demande du locataire | Un envoi automatique tous les mois |
| L'accord exprès du locataire avant tout envoi par voie électronique | Un format papier obligatoire |
| Un reçu, et non une quittance, en cas de paiement partiel | Un timbre, un tampon ou une signature manuscrite imposés par la loi |
Quittance et avis d'échéance ne sont pas le même document. L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement : il annonce la somme à régler. La quittance est établie après : elle atteste que la somme a été reçue. L'article 21 vise les deux et interdit d'en facturer la gestion, mais un avis d'échéance ne prouve strictement rien sur le paiement.
Voici la marche à suivre, dans l'ordre où les informations se remplissent. Seule l'étape 5 est imposée par la loi ; les autres relèvent de la pratique constante qui rend le document utilisable, l'étape 4 étant la traduction directe du « détail des sommes versées ».
Une précaution vaut d'être ajoutée. La quittance atteste d'un paiement intégral : la fiche officielle « Paiement du loyer d'un logement du secteur privé (bail d'habitation) », vérifiée le 24 février 2026, la définit comme « un document qui atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges ». Le bailleur ne signe donc jamais une quittance avant l'encaissement effectif, chèque compris. Une quittance signée d'avance, sur un chèque ensuite rejeté, vaut reconnaissance de paiement contre son auteur.
Le locataire a intérêt à garder ses quittances longtemps après son départ, car elles servent de preuve de paiement dans les litiges de fin de bail. Côté droit du bailleur, l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer ce droit ». L'action en révision du loyer par le bailleur, elle, « est prescrite un an après la date convenue par les parties dans le contrat de bail pour réviser ledit loyer ». Un bailleur ne peut donc plus réclamer un arriéré de loyer au-delà de ce délai de trois ans, ce qui donne un ordre de grandeur utile pour l'archivage.
Prenons un cas simple. Madame Lefèvre loue un appartement vide à Monsieur Roux, 62 rue des Peupliers à Nantes, pour un loyer de 620 € hors charges et une provision sur charges de 80 €. Monsieur Roux a réglé 700 € par virement le 3 septembre 2026 au titre du mois de septembre, puis a demandé sa quittance par courriel. Voici ce que Madame Lefèvre doit établir.
| Rubrique de la quittance | Contenu à porter dans l'exemple | Statut |
|---|---|---|
| Bailleur | Mme Claire Lefèvre, 12 rue du Calvaire, 44000 Nantes | Pratique constante |
| Locataire | M. Julien Roux | Pratique constante |
| Logement loué | Appartement T2, 62 rue des Peupliers, 3e étage, 44300 Nantes | Pratique constante |
| Période couverte | Du 1er au 30 septembre 2026 | Traduction du « détail des sommes versées » |
| Loyer hors charges | 620,00 € | Imposé par l'article 21 |
| Provision sur charges | 80,00 € | Imposé par l'article 21 |
| Total réglé | 700,00 € | Pratique constante |
| Date et mode de paiement | Virement reçu le 3 septembre 2026 | Pratique constante |
| Date et signature | Fait à Nantes le 4 septembre 2026, signature du bailleur | Pratique constante |
Deux points méritent attention dans cet exemple. Le premier est la formulation du total : Madame Lefèvre écrit 700 € en précisant que la somme se décompose en 620 € de loyer et 80 € de charges, jamais l'inverse. Le second est la mention de la période : sans elle, deux quittances de 700 € émises le même trimestre deviennent impossibles à rattacher à un mois précis.
Non, et l'article 21 ne prévoit rien de tel. Il n'impose qu'une chose : délivrer la quittance au locataire qui la demande. Un locataire peut donc solliciter une quittance ponctuelle pour un dossier, ou en réclamer une à chaque paiement. Le rythme de délivrance suit celui des paiements, car la quittance constate un règlement effectif. Le paiement mensuel du loyer est d'ailleurs un droit du locataire : l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa version en vigueur depuis le 15 juin 2025, énonce que « le paiement mensuel est de droit lorsque le locataire en fait la demande ». Une quittance couvrant douze mois d'un coup n'est prévue par aucun texte et se heurte à un obstacle pratique : elle ne détaille plus les paiements un par un.
Une quittance de loyer ressemble à un reçu d'une page, en général une quinzaine de lignes. Il n'existe aucun formulaire officiel imposé : l'administration met simplement à disposition un modèle de quittance de loyer, page vérifiée le 25 août 2025, destiné au propriétaire comme au locataire d'un logement loué avec un bail d'habitation, bail mobilité compris. Voici la trame que l'on retrouve dans tous les modèles sérieux, dans l'ordre où elle se lit.
Ce que le locataire doit vérifier avant d'utiliser le document tient en quatre contrôles : son nom est correctement orthographié, l'adresse est celle du logement qu'il occupe, la période correspond bien au mois qu'il a réglé, et le loyer et les charges apparaissent sur deux lignes séparées. Une quittance qui échoue au dernier contrôle n'est pas conforme à l'article 21 et peut être refusée par l'organisme auquel elle est présentée.
Oui, mais à une condition de forme. L'article 21 exige l'accord préalable du locataire : « avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance ». La fiche officielle « Quittance de loyer : comment l'obtenir ? », vérifiée le 25 août 2025, le reformule ainsi : le bailleur « peut vous transmettre la quittance de loyer par mail, à la condition que vous ayez donné votre accord ». « Exprès » veut dire explicite : un accord tacite déduit du fait que le locataire écrit par courriel ne suffit pas. Le plus sûr est de recueillir cet accord par écrit, dans le bail ou dans un échange conservé.
Attention au mot « caution » sur une quittance. Dans le langage courant, « caution » désigne la somme versée à l'entrée dans les lieux. Juridiquement, c'est faux : cette somme s'appelle le dépôt de garantie, et la caution est une personne, celle qui « s'oblige envers le créancier à payer la dette du débiteur en cas de défaillance de celui-ci » selon l'article 2288 du code civil. Sur une quittance, écrivez donc « dépôt de garantie » et jamais « caution ». Ce dépôt ne figure d'ailleurs pas sur une quittance de loyer courante : il se règle une fois, à la signature du bail, comme le prévoit l'article 22 de la même loi.
La question du coût se pose de deux côtés, et la réponse n'est pas la même. Pour le locataire, la gratuité est une règle de droit : l'article 21 impose au bailleur de « transmettre gratuitement » la quittance et ajoute qu'« aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire ». Un bailleur ou une agence qui facture 2 € par quittance viole ce texte, quel que soit le libellé de la ligne sur l'avis d'échéance.
Pour le bailleur, la question est celle du support à utiliser. Trois voies existent, et aucune n'oblige à payer.
| Voie | Ce que vous obtenez | Coût |
|---|---|---|
| Modèle de l'administration | Une trame de quittance de loyer référencée par service-public.gouv.fr, valable pour le bail d'habitation et le bail mobilité | Gratuit |
| Document rédigé par vos soins | Un texte libre, conforme dès lors qu'il distingue le loyer des charges | Gratuit |
| Logiciel ou tableur de gestion locative | Une génération automatique mois par mois, avec archivage | Variable selon l'éditeur |
Le vrai enjeu n'est pas la quittance, qui est un document simple, mais le contrat qui la précède. Une quittance parfaitement remplie ne rattrape jamais un bail incomplet : c'est le bail qui fixe le montant du loyer, le régime des charges, la date d'exigibilité et le sort du dépôt de garantie. C'est aussi lui qui sera examiné en premier en cas de litige.
Sur Actav (actav.fr), le générateur état des lieux d'entrée et de sortie est 100 % gratuit, sans inscription, et le modèle est envoyé par email en Word et en PDF. Côté bibliothèque de modèles rédigés par avocat, le bail d'habitation pour location vide à usage de résidence principale est proposé à 59,00 €, en fichier Word modifiable. La bibliothèque ne propose pas de modèle de quittance de loyer : pour ce document, appuyez-vous sur le modèle référencé par service-public.gouv.fr.
C'est l'erreur la plus lourde de conséquences, et elle se joue en une phrase de l'article 21 : « si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu ». Le mot compte. La quittance atteste d'un paiement intégral du loyer et des charges ; le reçu constate seulement l'encaissement d'une somme, sans solder l'échéance.
| Situation | Document à délivrer | Ce qu'il atteste | Texte |
|---|---|---|---|
| Le locataire règle la totalité du loyer et des charges | Quittance de loyer | Le paiement intégral de l'échéance, loyer et charges distingués | Art. 21, alinéa 1er, loi du 6 juillet 1989 |
| Le locataire ne règle qu'une partie de la somme due | Reçu | L'encaissement du montant versé, sans extinction du solde restant dû | Art. 21, alinéa 4, loi du 6 juillet 1989 |
| Le loyer n'est pas encore payé | Avis d'échéance | Le montant à régler, rien de plus | Aucun texte n'en fixe le contenu ; l'article 21, alinéa 2, en interdit seulement la facturation |
Pourquoi cette distinction pèse-t-elle autant ? Parce qu'un bailleur qui délivre une quittance alors que seule une partie de la somme a été versée signe une attestation de paiement intégral. Il lui devient difficile de réclamer ensuite le solde, et impossible de s'en prévaloir devant un juge sans se contredire. Le réflexe est donc simple : tant que l'échéance n'est pas soldée, on écrit « reçu », on indique la somme encaissée et on mentionne le solde restant dû.
Cette rigueur prend tout son sens quand les impayés s'installent. L'article 24, I, de la loi du 6 juillet 1989, dans sa version en vigueur depuis le 29 juillet 2023, prévoit que tout bail d'habitation contient une clause de résiliation de plein droit « pour défaut de paiement du loyer ou des charges aux termes convenus ou pour non-versement du dépôt de garantie », et que « cette clause ne produit effet que six semaines après un commandement de payer demeuré infructueux ». Six semaines, et non deux mois : le délai a été raccourci par la loi du 27 juillet 2023, et beaucoup de contenus en ligne annoncent encore l'ancien chiffre. Des quittances émises à tort pendant cette période fragilisent la démonstration de la dette.
Sept erreurs reviennent constamment. Aucune n'est théorique : chacune se retrouve dans des modèles diffusés en ligne.
Le locataire commence par formuler une demande écrite, ce que l'article 21 exige de toute façon comme point de départ de l'obligation. Une lettre recommandée avec avis de réception, ou un courriel conservé, rappelant l'article 21 et sa gratuité, suffit dans la plupart des cas. Si le bailleur persiste, le juge compétent est le juge des contentieux de la protection : la fiche officielle « Saisir le juge des contentieux de la protection (crédits, bail d'habitation) », vérifiée le 1er mars 2026, lui reconnaît une « compétence exclusive pour connaître des litiges concernant [...] le bail d'habitation (contrat de location) », devant le tribunal de proximité ou le tribunal judiciaire « du lieu où se situe le bien loué », et précise que « l'avocat n'est pas obligatoire ». Deux précisions utiles. La commission départementale de conciliation n'est pas la bonne porte ici : la fiche « Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation ? » énumère limitativement ses domaines, qui couvrent notamment les charges locatives, le dépôt de garantie, l'état des lieux ou le congé, mais pas la délivrance de la quittance. Et la loi ne prévoit aucune amende automatique contre le bailleur défaillant.
Reprenons un cas complet. Mme Claire Lefèvre, 12 rue du Calvaire à Nantes, loue à M. Julien Roux un T2 situé 62 rue des Peupliers, 3e étage, à Nantes. Le loyer est de 620 € hors charges, la provision sur charges de 80 €. La quittance porte le titre « Quittance de loyer », la période « du 1er au 30 septembre 2026 », puis trois lignes : loyer 620,00 €, charges 80,00 €, total 700,00 €. Elle mentionne le virement reçu le 3 septembre 2026, se termine par « Fait à Nantes le 4 septembre 2026 » et la signature du bailleur. La seule mention imposée par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges ; tout le reste relève de la pratique, mais conditionne l'utilité du document auprès d'un tiers.
En sept rubriques, sur une page. Portez l'identité et l'adresse du bailleur, l'identité de chaque locataire titulaire du bail, l'adresse complète du logement loué, la période couverte, le détail des sommes en distinguant le loyer hors charges des charges puis le total, la date du paiement reçu, enfin le lieu, la date d'établissement et votre signature. Seule la distinction entre loyer et charges est imposée par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Aucun formulaire officiel n'existe : service-public.gouv.fr met simplement un modèle de quittance de loyer à disposition, page vérifiée le 25 août 2025. La délivrance est gratuite et n'est due qu'au locataire qui la demande.
Le cadre est celui de l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, en vigueur depuis le 27 mars 2014. Il pose quatre règles. Le bailleur ou son mandataire « est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande ». La quittance « porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges ». « Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. » Enfin, la transmission dématérialisée suppose « l'accord exprès du locataire », et un paiement partiel donne lieu à un reçu et non à une quittance. Aucune autre mention n'est légalement obligatoire en 2026.
Aucun délai de délivrance n'est fixé par la loi, mais trois délais encadrent la relation. L'article 21 n'impose pas de délai pour remettre la quittance : elle est due au locataire qui la demande, et la pratique veut qu'elle suive rapidement l'encaissement. L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prescrit par trois ans les actions dérivant du bail, ce qui donne l'horizon d'archivage utile, et enferme l'action du bailleur en révision du loyer dans un an à compter de la date convenue au bail. En cas d'impayé, l'article 24, I, prévoit que la clause résolutoire du bail « ne produit effet que six semaines après un commandement de payer demeuré infructueux », depuis la loi du 27 juillet 2023. Ne délivrez aucune quittance pendant cette période si l'échéance n'est pas soldée.
Trois pièces suffisent, et elles sont toutes en possession du bailleur. Le bail signé, qui donne l'identité exacte de chaque partie, l'adresse du logement, le montant du loyer et le régime des charges. La preuve d'encaissement du paiement, relevé bancaire ou avis de virement, puisqu'une quittance ne se signe jamais avant que la somme ne soit créditée. Le décompte des charges, provisions mensuelles ou forfait, pour renseigner la ligne exigée par l'article 21. Ajoutez, si l'envoi se fait par email, la trace de l'accord exprès du locataire à la transmission dématérialisée, exigé par le même article.
Rien pour le locataire, la loi l'impose. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à « transmettre gratuitement » la quittance et ajoute qu'« aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire ». Une agence qui facture des frais de quittance, sous quelque libellé que ce soit, méconnaît ce texte. Pour le bailleur, l'établissement du document ne coûte rien non plus : service-public.gouv.fr référence un modèle de quittance de loyer, et un document rédigé librement est conforme dès lors qu'il distingue le loyer des charges. Seuls les logiciels de gestion locative sont payants, et ils ne sont jamais obligatoires.
Sept erreurs classiques. Afficher un total unique sans séparer le loyer des charges, ce qui manque la seule exigence de l'article 21. Écrire « caution » à la place de « dépôt de garantie », alors que la caution est la personne qui « s'oblige envers le créancier à payer la dette du débiteur » selon l'article 2288 du code civil. Délivrer une quittance pour un paiement partiel, alors que la loi impose un reçu. Facturer l'envoi au locataire. Transmettre par email sans son accord exprès. Signer la quittance avant l'encaissement effectif du chèque. Omettre la période couverte, ce qui rend deux quittances de même montant impossibles à distinguer.
Non, l'envoi automatique n'est pas une obligation. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 vise « le locataire qui en fait la demande » : c'est la demande qui déclenche l'obligation, pas l'échéance. Un bailleur qui n'a jamais reçu de demande ne commet donc aucune faute en n'envoyant rien. En revanche, une fois la demande formulée, il doit délivrer la quittance gratuitement, et il ne peut pas la subordonner au paiement de frais. Beaucoup de bailleurs choisissent l'envoi systématique après chaque paiement, ce qui simplifie la preuve pour les deux parties. La quittance suit alors le rythme des règlements, le paiement mensuel étant de droit lorsque le locataire le demande, selon l'article 7 de la même loi.
Elle prouve le paiement de l'échéance qu'elle couvre, et rien d'au-delà. La fiche officielle « Paiement du loyer d'un logement du secteur privé », vérifiée le 24 février 2026, définit la quittance comme « un document qui atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges ». Cette attestation vaut pour la période mentionnée sur le document, ce qui rend la mention de la période décisive. Une quittance de septembre ne dit rien des mois précédents. Elle ne préjuge pas davantage de la régularisation annuelle des charges, qui peut faire apparaître un solde en faveur de l'une ou l'autre partie après l'arrêté des comptes. Pour un paiement partiel, le document à délivrer n'est pas une quittance mais un reçu.
Oui, rien ne limite la demande aux échéances récentes. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 n'enferme la demande du locataire dans aucun délai et n'exige aucune forme particulière. Un locataire peut donc réclamer les quittances de plusieurs mois écoulés, par exemple pour constituer un dossier de location ou un dossier bancaire, et le bailleur doit les établir gratuitement pour les échéances effectivement réglées. Deux réserves : le bailleur ne peut délivrer de quittance que pour un paiement intégral, un versement partiel donnant lieu à un reçu, et il doit disposer des justificatifs d'encaissement correspondants. Les actions dérivant du bail se prescrivant par trois ans selon l'article 7-1, c'est aussi l'horizon sur lequel les pièces sont utilement conservées.
Une quittance ne fait que constater ce que le bail a prévu. Le modèle de bail d'habitation Actav couvre la location vide à usage de résidence principale, conformément à la loi du 6 juillet 1989 : durée, loyer et révision, dépôt de garantie, charges, clause résolutoire, solidarité des colocataires et congés.
